Integritetspolicy

Smartclick AB (”Smartclick”, ”vi”, ”oss”) behandlar personuppgifter i samband med våra digitala tjänster, inklusive AI-assistenter, samtalsinspelningar, automatiserad kommunikation och CRM-hantering. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR och svensk dataskyddslagstiftning. Att du använder våra tjänster utgör inte i sig ett samtycke: varje behandling vilar på en rättslig grund som anges i avsnitt 4. I denna policy förklarar vi vilka uppgifter som samlas in, hur de används och vilka rättigheter du har.

1. Vem ansvarar för personuppgifterna?

1.1 Personuppgiftsansvarig (när Smartclick bestämmer ändamål)

Smartclick AB är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som vi behandlar för våra egna ändamål, till exempel när du kontaktar oss, besöker vår webbplats, blir fakturerad, får support eller när vi hanterar säkerhetsloggar och intern administration.

Smartclick AB, org.nr 559530-6043
Nöbbelövsvägen 56 A, 226 52 Lund
E-post: [email protected]

1.2 Personuppgiftsbiträde (när vi behandlar data åt kund)

När vi levererar AI-assistenter, automatisering eller CRM-tjänster åt våra företagskunder är kunden personuppgiftsansvarig. Smartclick behandlar då personuppgifter som personuppgiftsbiträde enligt kundens instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal).

Om du är slutkund eller lead och har frågor om hur dina uppgifter behandlas i en specifik kunds AI-assistent ska du kontakta det företag du har varit i kontakt med.

2. Vilka uppgifter samlar vi in?

2.1 Kontakt- och företagsuppgifter – namn, telefonnummer, e-post samt företagsinformation som företagsnamn och roll/befattning.

2.2 Ärende- och dialoguppgifter – uppgifter du lämnar i kontakt med oss eller våra tjänster, till exempel vad ditt ärende gäller, behov och förutsättningar samt preferenser som kontaktväg och tider för återkoppling.

2.3 AI- och kommunikationsdata – när du ringer, chattar eller interagerar med våra AI-tjänster kan vi behandla röstinspelningar (när inspelning används), transkriptioner, meddelanden du anger under dialogen samt boknings- och ärendehistorik. Du informeras alltid i början av samtalet eller chatten om att du interagerar med en AI-lösning och om inspelning används. Inspelning sker endast när det är nödvändigt enligt tjänstens konfiguration, och endast behörig personal har åtkomst.

2.4 Teknisk data – IP-adress, webbläsartyp och enhet, besökta sidor, cookies (se avsnitt 11) samt tekniska loggar för felsökning och säkerhet.

2.5 Betalningsuppgifter – betalning sker via Stripe (kortbetalning genom vår plattform) eller mot faktura. Vi lagrar aldrig fullständiga kort- eller kontouppgifter.

2.6 Varifrån kommer uppgifterna? – från dig när du lämnar uppgifter via samtal, chatt, formulär eller e-post; från våra företagskunder när vi levererar tjänster åt dem (kunden är då personuppgiftsansvarig); från kundens kopplade system och integrationer (t.ex. CRM och bokningssystem); samt från publika källor som offentliga företagsuppgifter.

3. Vad använder vi uppgifterna till?

• Leverera AI-samtal, röstassistenter och automatiserad kommunikation
• Utföra CRM- och automationsfunktioner åt kund, inklusive bokningar, support och ärendehantering
• Analysera och förbättra AI-assistenternas kvalitet och prestanda
• Felsöka tekniska problem och säkerställa driftsäkerhet
• Skicka serviceinformation och viktiga uppdateringar
• Uppfylla avtal och lagkrav

Samtalsinspelningar och transkriptioner används endast för kvalitetskontroll, felsökning och dokumentation av ärenden.

Vi använder externa AI-leverantörer för att möjliggöra våra tjänster. Personuppgifter används aldrig för att träna våra egna eller externa AI-modeller.

4. Rättslig grund för behandling

När Smartclick är personuppgiftsansvarig behandlar vi personuppgifter baserat på:

• Fullgörande av avtal (artikel 6.1 b GDPR) – när behandlingen är nödvändig för att leverera tjänsten enligt avtal.
• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) – för att förbättra AI-assistenternas prestanda, säkerställa teknisk funktionalitet och felsöka, samt för marknadsföring till företagskontakter. Du kan när som helst invända mot denna behandling (se avsnitt 9).
• Samtycke (artikel 6.1 a GDPR) – i de situationer där samtycke krävs, till exempel vid vissa inspelningar eller viss marknadsföring. När våra företagskunder är personuppgiftsansvariga ansvarar de för att inhämta nödvändiga samtycken.

När Smartclick är personuppgiftsbiträde sker behandlingen enligt kundens instruktioner och PUB-avtal.

5. Underleverantörer, delning och överföring

För att leverera tjänsterna använder vi externa leverantörer (underbiträden) för drift, automatisering och tekniskt underhåll, till exempel inom kategorierna: CRM- och automationsplattformar, e-post- och SMS-leverantörer, molnlagring, AI-tjänster för röst och samtalsbehandling samt webbanalys- och annonsplattformar. Underbiträden regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal (PUB/DPA) och får endast behandla uppgifter enligt våra instruktioner. En aktuell förteckning lämnas ut på begäran.

Vi delar personuppgifter endast när det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsterna, uppfylla avtal eller rättsliga skyldigheter, eller skydda vår verksamhet. Vi säljer aldrig personuppgifter. Överföring utanför EU/EES sker med godkända skyddsåtgärder, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), anslutning till EU-US Data Privacy Framework där tillämpligt samt tekniska skydd som kryptering och åtkomstkontroll.

Vi kan lämna ut personuppgifter om det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vid en företagsöverlåtelse eller omstrukturering kan uppgifter delas med relevanta parter under sekretess och med lämpliga skyddsåtgärder.

6. Automatiserade beslut och AI-funktioner

Våra AI-assistenter kan automatisera delar av kommunikationen, till exempel svar på frågor och bokningsförslag. Inga beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för dig fattas utan mänsklig inblandning. Om sådana automatiserade beslut skulle införas i framtiden informerar vi om logiken och konsekvenserna, och du får alltid möjlighet att få beslutet prövat av en människa.

7. Hur länge sparar vi uppgifterna?

• Kunduppgifter: under kundrelationen och upp till 12 månader därefter.
• Leads och affärskontakter: upp till 12 månader efter senaste kontakt, eller tills du invänder mot behandlingen.
• Samtalsinspelningar: normalt 30–180 dagar beroende på tjänstekonfiguration.
• Transkriptioner och AI-data: raderas snarast möjligt och sparas högst 3 månader.
• Bokföringsunderlag: 7 år enligt bokföringslagen.
• Tekniska loggar: så länge det behövs för säkerhet och felsökning.

När lagringstiden löpt ut raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt, om vi inte måste spara dem längre enligt lag.

8. Marknadskommunikation

Vi kan använda företagskontaktuppgifter för att skicka relevant marknadskommunikation via e-post, telefon och annonser, med stöd av berättigat intresse eller samtycke där det krävs. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick eller invända mot direktmarknadsföring genom att kontakta [email protected] eller använda avregistreringslänken i utskicket.

9. Dina rättigheter

Du har rätt att begära registerutdrag (tillgång), rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet (när tillämpligt), att invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse samt att när som helst återkalla ett samtycke.

Skicka din förfrågan till [email protected] eller per post till adressen i avsnitt 1.1. Vi besvarar din förfrågan inom en månad. Du kan även lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

10. Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och missbruk, till exempel åtkomststyrning enligt principen om minsta behörighet, loggning, kryptering, säkerhetskopiering, incidenthantering och leverantörsstyrning.

11. Cookies och spårning

Cookies är små textfiler som lagras på din enhet när du besöker www.smartclick.se. Regler om cookies finns i lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation och i GDPR. Vi använder följande typer:

• Nödvändiga cookies – krävs för att webbplatsen ska fungera korrekt, till exempel grundläggande funktionalitet, säkerhet och lagring av dina cookieval. Nödvändiga cookies kräver inte samtycke. I den mån personuppgifter behandlas är den rättsliga grunden vårt berättigade intresse av en fungerande och säker webbplats.
• Analyscookies (kräver samtycke) – Google Analytics 4, pseudonymiserad statistik om besök, sidor och interaktioner. Används för att förstå hur webbplatsen används och för att förbättra innehållet.
• Marknadsföringscookies (kräver samtycke) – Meta-pixel (Facebook och Instagram) för konverteringsspårning, målgruppsanalys och återmarknadsföring.

Webbplatsen drivs på plattformen GoHighLevel, som hanterar formulär, CRM och vår cookiebanner. Google och Meta behandlar uppgifter enligt sina egna villkor; överföringar utanför EU/EES sker med de skyddsåtgärder som anges i avsnitt 5.

När du besöker webbplatsen kan du acceptera alla cookies, neka icke-nödvändiga cookies eller justera dina val. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via cookie-inställningarna på webbplatsen. Vilka cookies som sätts och hur länge de lagras framgår av cookiebannern. Du kan även blockera eller radera cookies via webbläsarens inställningar; vissa funktioner kan då sluta fungera.

12. Ändringar av policyn

Vi kan uppdatera denna policy vid behov. Väsentliga ändringar kommuniceras via vår webbplats eller via e-post när det är relevant.

13. Kontakt